Att få saker och ting gjort



(Text från en av våra inspirationsskyltar som pryder vår garagevägg. Texten är en av många från Balansekonomis utbildningar som inspirerar och utmanar oss 🙂 )

Drömmar, planer, visioner och vardagliga livets alla goda ting – en spännande kombo och utmaning! Allt händer som bekant på en gång och då krävs det en hel del för att få saker och ting att gå framåt i den takt vi önskar och vill. Det krävs en hel del struktur och planering…
Våra planer och projekt vill vi väva in på ett smidigt sätt i vardagen för att komma närmare våra mål och vår vision. Målet är att upplägget ska vara både smidigt, lättanvänt och kräva minimalt med tidsinsats att underhålla. Det ska ”follow the flow” så att säga =)

För ett år sedan delade vi med oss av hur vi försöker få till det med struktur och planering (läs gärna det inlägget här: ”struktur&planering”). Sedan dess har vi fortsatt att arbeta utifrån upplägget och under resans gång har vi även förfinat det hela och gjort det mer lättanvänt. I början av året utvärderade vi upplägget och uppdaterade det efter att vi blivit inspirerade av planeringsmetoden/struktureringsmetoden ”Getting things done”.

Nu har vi ett system som vi upplever är mer lättarbetat och passar bättre in i vår vardag.

Verktyg och förutsättningar för upplägget:
Whiteboard (mått 120x100cm)

Inbox (brevkorg A4 storlek)
A4 mapp-”Aktivitetslistor”
A4 mapp-”På vänt/delegerat”
A4 mapp-”Lagt på is”

Kalender

2-minutersregeln: Allt som tar under två minuter att utföra görs direkt!

Mailboxarna har vi även strukturerat i mappar, som ovan. Dvs. en mapp för ”INBOX-Aktivitet”, en ”På vänt/delegerat” och en ”Lagt på is”.  Allt sorteras in efterhand – inkorgen ska vara tom.


Så här ser vårt upplägg ut i dagsläget:

1. En gång var 14:e dag stämmer vi av läget. På whiteboardtavlan har vi huvudtema ”HÄLSA-TID-PENGAR” samt en kategori som vi kallar ”Övrigt på G” (här dyker tex. saker som att fixa något med hus&hem upp). Under dessa huvudtema så har vi 2-3 underkategorier som vi fokuserar på.

2. Vid veckoavstämningen går vi igenom allt vi gjort eller inte gjort sedan förra avstämningen (ser resultat och tar feedback). Efter det går vi igenom vad som ligger i inboxarna (brevkorgen på skrivbordet och mailboxarna). Det som ligger i inboxarna är saker och ting som kommit in mellan avstämningarna och kräver någon form av aktivitet och engagemang. Tex. en årsförnyelse av bilförsäkringen som kräver tid genomgång/jämförelse mm. Sakerna i inboxarna tas om hand och planeras in när och hur de ska bli avklarade (kalendern).

3. Vi kollar igenom mappen ”På vänt/delegerat” samt mappen ”Lagt på is” och ser om det ligger några ärenden där som är lösta alternativt är aktuella att lyftas upp och planeras in som aktivitet. I dessa mappar hamnar även saker som vi gått igenom när de först legat i inboxen. Tex. en tanke om eller idé som rör upplägg och placering av pension. Som i sin tur först är aktuellt lite längre fram i tiden. När mappen ”lagt på is” gås igenom om några månader så kommer detta vara aktuellt att lyfta och planera in i kalendern…

(4.) För varje undertema har vi skapat en aktivitetslista och dessa listor går vi igenom vid varje avstämning och planerar in nästa steg som står på aktivitetslistan.
Oftast behöver vi inte kolla på dessa listor då det faller sig naturligt vad nästa steg är.

Ett konkret exempel:
Under temat ”pengar” har vi underkategori ”semipassiva inkomster”. Vid avstämningen kollar vi på aktivitetslistan och ser att nästa steg är att gå igenom och förnya annonseringen av uthyrningen av de bord och stolar som vi har i garaget. Denna aktivitet bokar vi in när den ska ske och efter det går vi vidare till nästa underkategori och planerar in nästa aktivitet osv.

Detta upplägg kan vid första anblicken upplevas något byråkratiskt och meckigt att hålla på med (så kände vi även första gången…) men efter att ha använt oss av det ett tag så insåg vi ganska snart de stora fördelarna:
*Visualiseringen på den stora whiteboarden ger en bra överblick över våra projekt och vad vi har för aktiviteter igång inom respektive område.
*Vi tar hand om allt på ett strukturerat och planerat sätt vilket gör att vi känner oss trygga med systemet och kan lita på det – vi kan hålla fokus på det som är väsentligt just nu.
*Ofta hamnar vi i en tanke av frustration över att vi upplever att vi inte har uppnått några resultat men tack vare den tydliga strukturen på whiteboardtavlan så kan vi klart och tydligt se vad vi gjort/våra resultat och det i sig ger en energikick! =)
*Vi tar små och organiserade steg framåt för att slutligen nå våra mål.

Med detta upplägg så upplever vi att vi kan driva våra olika projekt (framåt eller ibland bakåt… det gäller ju att ta feedbacken oavsett 😉 ) på ett bra sätt, ha koll på vad som händer samt hålla fokus.

Hur organiserar och strukturerar du och vilka resultat har du fått utifrån det? Dela gärna med dig i kommentarsfältet =)

/Daniel&Frida

PS. I samband med att vi skrev detta inlägg så uppkom även en insikt om hela upplägget. Vi har inte förtydligat och visualiserat våra slutmål och delmål inom respektive område tillräckligt mycket. Det kommer vi att vidareutveckla och lägga till under tiden vi använder vårt befintliga upplägg, fortsättning följer angående detta… =)
*Detta är nu förtydligat och bättre visualiserat – i samband med vår uppföljning och kick-off i september 🙂

 

 

 

 

Avstämning inför året – budget och målspar

I helgen tog vi oss tid till att stämma inför året gällande årets budget och målspar. Tanken var att ”klara av siffrorna” innan vi åker iväg över en helg och kör sedvanlig kick off inför året.

Det är inte det roligaste att göra budget men det är ju som bekant en viktigt del för att få alla bitar på plats så att säga. Så i samband med detta tränas även självdisciplinen 😉

I år skiljer sig vårt användande av budget något jämfört med tidigare år då vi inte arbetat med den så noga. I år använder vi det mer fullt ut, dels beroende på att vi har andra marginaler nu när vi är mer föräldralediga samt, övervägande, så har vi fått klarare för oss vart vi ska – mot ett mer balanserat liv –  vilket gör att medvetenheten kring hur viktig strukturen är har ökat. Med struktur får man som bekant en bättre kontroll på saker och ting och med koll så kan man styra hur man vill ha det. Skapa resultat helt enkelt 🙂

På kick offen summerar vi hur förra året gick mot satta mål och förväntningar. Inför året vi går igenom förväntningar, planerar och sätter mål för kommande år.  Vi kommer passa på att fira bra saker (resultat) som vi gjort och även mindre bra saker (även det resultat som blivit nya erfarenheter…)! Hälsa-tid-pengar är områdena som vi fokuserar på.

IMG_7094

/Daniel