Att få saker och ting gjort



(Text från en av våra inspirationsskyltar som pryder vår garagevägg. Texten är en av många från Balansekonomis utbildningar som inspirerar och utmanar oss 🙂 )

Drömmar, planer, visioner och vardagliga livets alla goda ting – en spännande kombo och utmaning! Allt händer som bekant på en gång och då krävs det en hel del för att få saker och ting att gå framåt i den takt vi önskar och vill. Det krävs en hel del struktur och planering…
Våra planer och projekt vill vi väva in på ett smidigt sätt i vardagen för att komma närmare våra mål och vår vision. Målet är att upplägget ska vara både smidigt, lättanvänt och kräva minimalt med tidsinsats att underhålla. Det ska ”follow the flow” så att säga =)

För ett år sedan delade vi med oss av hur vi försöker få till det med struktur och planering (läs gärna det inlägget här: ”struktur&planering”). Sedan dess har vi fortsatt att arbeta utifrån upplägget och under resans gång har vi även förfinat det hela och gjort det mer lättanvänt. I början av året utvärderade vi upplägget och uppdaterade det efter att vi blivit inspirerade av planeringsmetoden/struktureringsmetoden ”Getting things done”.

Nu har vi ett system som vi upplever är mer lättarbetat och passar bättre in i vår vardag.

Verktyg och förutsättningar för upplägget:
Whiteboard (mått 120x100cm)

Inbox (brevkorg A4 storlek)
A4 mapp-”Aktivitetslistor”
A4 mapp-”På vänt/delegerat”
A4 mapp-”Lagt på is”

Kalender

2-minutersregeln: Allt som tar under två minuter att utföra görs direkt!

Mailboxarna har vi även strukturerat i mappar, som ovan. Dvs. en mapp för ”INBOX-Aktivitet”, en ”På vänt/delegerat” och en ”Lagt på is”.  Allt sorteras in efterhand – inkorgen ska vara tom.


Så här ser vårt upplägg ut i dagsläget:

1. En gång var 14:e dag stämmer vi av läget. På whiteboardtavlan har vi huvudtema ”HÄLSA-TID-PENGAR” samt en kategori som vi kallar ”Övrigt på G” (här dyker tex. saker som att fixa något med hus&hem upp). Under dessa huvudtema så har vi 2-3 underkategorier som vi fokuserar på.

2. Vid veckoavstämningen går vi igenom allt vi gjort eller inte gjort sedan förra avstämningen (ser resultat och tar feedback). Efter det går vi igenom vad som ligger i inboxarna (brevkorgen på skrivbordet och mailboxarna). Det som ligger i inboxarna är saker och ting som kommit in mellan avstämningarna och kräver någon form av aktivitet och engagemang. Tex. en årsförnyelse av bilförsäkringen som kräver tid genomgång/jämförelse mm. Sakerna i inboxarna tas om hand och planeras in när och hur de ska bli avklarade (kalendern).

3. Vi kollar igenom mappen ”På vänt/delegerat” samt mappen ”Lagt på is” och ser om det ligger några ärenden där som är lösta alternativt är aktuella att lyftas upp och planeras in som aktivitet. I dessa mappar hamnar även saker som vi gått igenom när de först legat i inboxen. Tex. en tanke om eller idé som rör upplägg och placering av pension. Som i sin tur först är aktuellt lite längre fram i tiden. När mappen ”lagt på is” gås igenom om några månader så kommer detta vara aktuellt att lyfta och planera in i kalendern…

(4.) För varje undertema har vi skapat en aktivitetslista och dessa listor går vi igenom vid varje avstämning och planerar in nästa steg som står på aktivitetslistan.
Oftast behöver vi inte kolla på dessa listor då det faller sig naturligt vad nästa steg är.

Ett konkret exempel:
Under temat ”pengar” har vi underkategori ”semipassiva inkomster”. Vid avstämningen kollar vi på aktivitetslistan och ser att nästa steg är att gå igenom och förnya annonseringen av uthyrningen av de bord och stolar som vi har i garaget. Denna aktivitet bokar vi in när den ska ske och efter det går vi vidare till nästa underkategori och planerar in nästa aktivitet osv.

Detta upplägg kan vid första anblicken upplevas något byråkratiskt och meckigt att hålla på med (så kände vi även första gången…) men efter att ha använt oss av det ett tag så insåg vi ganska snart de stora fördelarna:
*Visualiseringen på den stora whiteboarden ger en bra överblick över våra projekt och vad vi har för aktiviteter igång inom respektive område.
*Vi tar hand om allt på ett strukturerat och planerat sätt vilket gör att vi känner oss trygga med systemet och kan lita på det – vi kan hålla fokus på det som är väsentligt just nu.
*Ofta hamnar vi i en tanke av frustration över att vi upplever att vi inte har uppnått några resultat men tack vare den tydliga strukturen på whiteboardtavlan så kan vi klart och tydligt se vad vi gjort/våra resultat och det i sig ger en energikick! =)
*Vi tar små och organiserade steg framåt för att slutligen nå våra mål.

Med detta upplägg så upplever vi att vi kan driva våra olika projekt (framåt eller ibland bakåt… det gäller ju att ta feedbacken oavsett 😉 ) på ett bra sätt, ha koll på vad som händer samt hålla fokus.

Hur organiserar och strukturerar du och vilka resultat har du fått utifrån det? Dela gärna med dig i kommentarsfältet =)

/Daniel&Frida

PS. I samband med att vi skrev detta inlägg så uppkom även en insikt om hela upplägget. Vi har inte förtydligat och visualiserat våra slutmål och delmål inom respektive område tillräckligt mycket. Det kommer vi att vidareutveckla och lägga till under tiden vi använder vårt befintliga upplägg, fortsättning följer angående detta… =)
*Detta är nu förtydligat och bättre visualiserat – i samband med vår uppföljning och kick-off i september 🙂

 

 

 

 

När hjulen snurrar fort…

då är det bra att veta hur bromsen fungerar och var rastplatserna längs vägen finns…

20161209_071220371_ios

Julen närmar sig och i skrivande stund har vi precis passerat tredje advent och vi har varit med på vår första julfest som föräldrar. Mycket har hänt denna höst; vi har ju, som bekant, båda satt igång att arbeta igen, förskolestart, veckoplaneringar, förkylningar och VAB.  Jag skulle kunna skriva Puh! men väljer att skriva ett litet puh och ett WOW! 🙂

WOW för att vi gick in i hösten med inställningen att tänka och agera annorlunda kring hur vi skulle arbeta och agera. Vi skissade på ett upplägg hur vi skulle kunna balansera vår arbetstid, förskoletid och tid att vara tillsammans i familjen och inte minst få chans att bygga vårt mer balanserade liv. Vi insåg rätt så snart att upplägget var bra för oss (Läs mer i inlägget: ”Mitt i prick!).

Vi har fått mersmak och känner att vi är inne på rätt väg. Att inse att vi kan påverka situationen mer än vi trodde en gång i tiden (läs 6-7 år sedan), det är häftigt! Om man bara ger sig hän att skapa sig koll på sin situation, ställer sig svåra frågor som, vad vill vi? Varför gör vi si och så här? och inte minst ser möjligheter och utmanar sig i situationen så går det att åstadkomma mycket mer än du anar!

Ytterligare en stor insikt är vilken styrka det är att kunna stanna upp ibland, ta ett steg tillbaka, och reflektera över hur saker och ting verkligen är och ter sig i våra liv! Är det bästa upplägget att köra på vecka in och vecka ut bara för det förväntas och sedan vara helt slut när veckans sista dag infaller? Vilken kvalité blir det av det egentligen?

Med dessa insikter i bagaget så känns det mesta möjligt och möjligheterna för framtiden underbart bra! 🙂

Men inte ska man sticka under stolen med att det samtidigt är väldigt utmanande och att det krävs en del uthållighet och struktur under resans gång. Allt är inte enkelt. Det blir en hel del frågor från nära och kära och andra undrande som ibland inte förstår hur vi tänker och agerar. Men det ingår i spelet så att säga så det tar vi för vad det är. Alla behöver inte heller förstå. Men det kan vara skönt att ibland omge sig med likasinnade för att ladda energi 🙂

Hur ser du på saken?

/Daniel